État daté en copropriété : prix plafonné, délai et contenu

Qu’est-ce que l’état daté en copropriété ?

L’état daté est le document établi par le syndic de copropriété à la demande du notaire, juste avant la signature de l’acte authentique de vente d’un lot. Il fixe la situation comptable exacte du vendeur vis-à-vis du syndicat des copropriétaires : ce qu’il doit, ce qui lui est dû, et les éventuelles charges exceptionnelles votées ou en cours de vote.

Son fondement légal découle de l’article 5 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété, complété par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Contrairement aux diagnostics techniques (amiante, plomb, termites), l’état daté n’est pas un diagnostic au sens technique du terme : c’est un relevé comptable et juridique, produit par le syndic et non par un diagnostiqueur certifié.

Ce document s’inscrit dans le parcours plus large des vérifications à mener avant d’acheter un lot de copropriété, aux côtés des diagnostics à vérifier lors de l’achat d’un appartement en copropriété.

Pré-état daté ou état daté : quelle différence concrète ?

Le pré-état daté est gratuit et informatif, l’état daté est payant et contractuel. Le premier est remis à l’acquéreur au moment du compromis ou de la promesse de vente, en annexe du dossier de diagnostic technique et des documents de copropriété prévus par la loi ALUR (carnet d’entretien, derniers procès-verbaux d’assemblée générale, montant des charges courantes).

Le second, l’état daté proprement dit, est demandé par le notaire quelques semaines avant la signature définitive. Il fige les montants à la date précise de l’acte, ce qui permet de répartir exactement les charges entre vendeur et acheteur et de retenir sur le prix de vente les sommes encore dues au syndicat.

Combien coûte un état daté et qui le paie ?

Le prix de l’état daté est plafonné à 380 € TTC depuis le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, qui encadre les honoraires des syndics pour les prestations particulières listées en annexe du contrat type de syndic. Ce plafond s’applique uniformément, qu’il s’agisse d’une petite copropriété de 8 lots ou d’un ensemble immobilier de 200 lots.

C’est le vendeur qui règle cette facture, car c’est lui qui est à l’origine de la mutation et qui doit justifier de sa situation comptable vis-à-vis du syndicat. Ce coût s’ajoute à celui des diagnostics techniques obligatoires (DPE, amiante, électricité, gaz selon l’ancienneté du bien), eux-mêmes distincts des diagnostics qui concernent les parties communes.

Avant le décret de 2020, certains syndics facturaient des états datés à 500 ou 600 € TTC, sans base réglementaire uniforme. Le plafonnement a mis fin à ces écarts, mais certains professionnels appliquent encore des frais annexes (photocopies, envoi recommandé) qu’il convient de vérifier sur le devis avant signature du mandat de syndic ou lors de la demande ponctuelle.

Que contient précisément l’état daté ?

L’état daté se compose de trois parties distinctes, prévues par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié.

La première partie concerne les sommes dues par le copropriétaire vendeur au syndicat : charges courantes impayées, charges de travaux votées en assemblée générale, provisions sur le budget prévisionnel, et éventuels intérêts de retard.

La deuxième partie liste les sommes qui seront dues par le syndicat au copropriétaire vendeur après la vente : avances de trésorerie versées et non encore consommées, provisions pour travaux non réalisés, ou trop-perçu sur charges.

La troisième partie informe sur l’état général de la copropriété : procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat (impayés d’autres copropriétaires, litiges avec des entreprises de travaux), et plus largement les éléments qui peuvent affecter la valeur ou la gestion du lot vendu.

Cette troisième partie recoupe en partie les informations que l’on retrouve dans un diagnostic technique global de copropriété (DTG), lorsque celui-ci a été réalisé : état des parties communes, travaux à prévoir, budget prévisionnel pluriannuel. L’état daté et le DTG ne se substituent pas l’un à l’autre, mais se complètent pour donner une vision complète de la situation financière et technique de l’immeuble.

Quel délai le syndic doit-il respecter pour transmettre l’état daté ?

Aucune disposition légale ne fixe un délai impératif chiffré en jours pour la transmission de l’état daté par le syndic, mais la pratique notariale et les contrats types de syndic retiennent couramment un délai de 15 jours à compter de la demande écrite du notaire.

Ce délai raisonnable s’explique par la nature du document : le syndic doit consulter sa comptabilité, vérifier les paiements récents, intégrer les décisions de la dernière assemblée générale, et parfois solliciter le conseil syndical pour des points particuliers. Un syndic bien organisé le transmet souvent en une à deux semaines ; un syndic surchargé ou en sous-effectif peut dépasser le mois, ce qui retarde d’autant la date de signature de l’acte.

Si le délai s’allonge sans justification, le notaire adresse en général une relance par lettre recommandée avec accusé de réception. En cas de blocage persistant, le vendeur ou l’acquéreur peut saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé pour contraindre le syndic à produire le document, sur le fondement de son obligation contractuelle issue du contrat type de syndic annexé au décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.

Que se passe-t-il si l’état daté révèle des charges impayées ?

Lorsque l’état daté fait apparaître un solde débiteur, le notaire retient la somme correspondante directement sur le prix de vente avant de le reverser au vendeur. Cette retenue protège le syndicat des copropriétaires, qui n’a pas à engager de recouvrement auprès d’un ancien copropriétaire devenu difficile à joindre une fois la vente passée.

Exemple type (cas fictif à titre d’illustration) : un couple de 54 et 57 ans, propriétaire d’un appartement de 68 m² dans une copropriété de 1978 à Nantes, vend son bien. L’état daté révèle un solde de charges impayées de 1 240 € lié à des travaux de ravalement votés en assemblée générale l’année précédente. Le notaire retient cette somme sur le prix de vente au moment de la signature et la reverse directement au syndic, avant de verser le solde du prix aux vendeurs.

À l’inverse, si l’état daté révèle un solde créditeur (avance de trésorerie non consommée), cette somme s’ajoute au prix perçu par le vendeur lors de la signature.

Comment l’état daté s’articule-t-il avec les diagnostics techniques de la vente ?

L’état daté ne remplace aucun diagnostic technique obligatoire : DPE, état des risques, amiante, plomb ou électricité restent à produire selon l’ancienneté et la localisation du bien, indépendamment de la situation comptable de la copropriété. Les deux dossiers sont complémentaires et doivent être réunis avant la signature de l’acte authentique.

Dans une copropriété, l’acheteur a intérêt à croiser trois sources d’information avant de s’engager : les diagnostics techniques portant sur le lot lui-même, le pré-état daté remis au compromis pour connaître la situation financière générale, et le DTG s’il existe pour anticiper les travaux de gros œuvre à venir sur les dix prochaines années. Cette vérification croisée fait partie des points abordés dans le guide des diagnostics à vérifier lors de l’achat d’un appartement en copropriété.

Conclusion

L’état daté reste un document comptable, distinct des diagnostics techniques, mais incontournable pour finaliser une vente en copropriété. Son prix est plafonné à 380 € TTC depuis 2020, son délai habituel de transmission tourne autour de 15 jours, et son contenu en trois parties protège à la fois le vendeur, l’acheteur et le syndicat des copropriétaires en arrêtant les comptes à la date exacte de la signature. Vérifier sa cohérence avec le pré-état daté remis au compromis, ainsi qu’avec un éventuel diagnostic technique global, permet d’éviter les mauvaises surprises financières après l’acquisition d’un lot.